Aanleiding
Voor de eerste keer zijn er – naar aanleiding van de Algemene Vergadering vooraf enkele schriftelijke vragen toegekomen op ons infopunt ( info@kbcpagant.be ).
Doordat een aantal vragen zeer specifiek waren hebben wij deze met de betrokkenen zelf al overlopen en afgehandeld. Toch wil ik even ingaan op een aantal zaken die in alle kringen leven en waarvan enkele ook in de vragen naar voor kwamen.
GDPR : de privacy van ieder lid is primordiaal en dient dan ook beschermd te worden. Onze oud-werkgever en sponsor KBC is hier zeer strikt in (geworden). Alle kringen dienen zich hieraan aan te passen en dit is niet altijd simpel maar wel duidelijk. Onze procedures moeten strikt gevolgd worden en hier en daar nog wat bijgespijkerd.
Bestuurslid Marc Vermant zorgt voor de ledenadministratie en zal voor alle zendingen en administratie instaan. Ledenlijsten en ledeninfo mogen slechts zeer beperkt en binnen het bestuur behandeld worden.
Dat wil niet zeggen dat andere leden ons niet om ledeninfo mogen vragen. We zullen dan telkens kijken of en hoe we op de vraag kunnen ingaan.
Onze website : wij hebben momenteel een volledig vernieuwde website waaraan nog steeds verbeteringen worden aangebracht. Maar ook daar moet onze webmaster binnen een uitgetekend kader werken.
Zo is er is een template in de maak om het verwerkingsregister op te stellen. Dit register dient om door externen controles te laten doen.
Verder is een nieuwe privacyverklaring toegevoegd. Alle telefoonnummers en de meeste functietitels hebben we geschrapt. Dit maakt onderlinge communicatie misschien wat moeilijker maar is wel echt nodig. Dat leert het nieuws ons elke dag : phishing, hacking en wat nog allemaal.
Gebruik van een budget : in tegenstelling tot verschillende van de andere kringen - vooral de kleinere zoals Kortrijk en Brugge - hebben wij nog een spaarpot die we de afgelopen tientallen jaren, maar ook tijdens de coronajaren, hebben opgebouwd.
Vorige AV hebben wij beloofd om geleidelijk aan en gespreid over een 4 à 5 jaar onze activiteiten voor de leden iets goedkoper te maken en onze kassier iets meer te laten betalen.
We beseffen dat de tijden niet altijd makkelijk zijn. Daarom hebben zo veel mogelijk iedere activiteit of hobbyclub een budget gegeven waar ze autonoom over kunnen beschikken.
De individuele toegewezen budgetten van de hobbyclubs zullen besproken worden met de verantwoordelijken afzonderlijk maar zo voorzien we bij voorbeeld dat :
- de huurprijs van de lokalen van de hobbyclubs zijn waar mogelijk en binnen het budget ten laste van de Kring komen
- iedereen een bepaald bedrag kan besteden
- in heel wat andere activiteiten onze kassier voor 1/3 van de prijs, soms zelfs 50% zoals voor de Algemene Vergadering tussenkomt
Zoals je in Trefpunt kon lezen heeft Sofo ook beslist dat vanaf dit jaar meer ingezet zal worden op het verwelkomen en begeleiden van nieuwe leden en dat daarvoor de middelen die vroeger naar leden gingen die 75 jaar werden, dienen gebruikt. Wij volgen dit uiteraard maar gaan toch de 75 jarigen niet vergeten en plannen ook voor hen een aparte activiteit in Hof van Reyen. We zullen ten gepaste tijd hierover wel communiceren.
Bereikbaarheid van locaties.
Een goede betaalbare locatie vinden die aan alle criteria voldoet is onmogelijk dat hebben we al vele jaren ondervonden en als we iets gevonden hebben dan verandert er gegarandeerd weer iets … zoals mogelijk de bushalte aan Hof ter Delft …
Waar we wel oog voor moeten hebben is dat wanneer iemand moeilijkheden heeft om op een locatie te geraken we misschien met zijn allen (wij als bestuur kunnen dit niet organiseren) moeten bekijken of b.v. aan carpooling kan gedaan worden. Dit is onze onderlinge solidariteit.